Como modelar procesos de negocio sin saber modelar procesos de negocio…

S-BPM

César Carralero

 

Toda organización independientemente de su tamaño, consiste básicamente en un conjunto de personas que colaboran para realizar una serie de tareas, que dan un conjunto de resultados o productos de esas actividades. Dicho así parece muy sencillo, pero si introducimos el concepto de “Procesos de negocio” aparecen las dudas y los miedos. ¿Tengo claros y definidos mis procesos? ¿Son correctos y adecuados? ¿Están implantados en mi organización? Y sobre todo ¿Soy capaz de modelarlos correctamente y las personas involucradas serán capaces de entenderlos y seguirlos?

Así cuando hablamos de “Procesos de Negocio” inmediatamente nos viene a la cabeza la figura del Consultor. Una persona interna o externa que es un experto en modelar procesos y que se trabajo consiste en ir entrevistándose con las personas responsables de negocio de la organización, tratando de entender de qué va el negocio, como está estructurada la organización, quién hace qué, cómo y para qué, y desarrollar unos diagramas que expongan todo ese conocimiento adquirido.

Aquí empiezan a aparecer las quejas…

El consultor no conoce la organización. No sabe del negocio, no entiende nuestro lenguaje ni nosotros el suyo. Pasan semanas y montones de reuniones  y no vemos avance. Y sobre todo no entendemos los diagramas que nos pinta, no entendemos  cómo interpretarlos, como usarlos o para que nos sirven. Resultado: otro documento precioso… a la estantería!

Pero, ¿Y si fuéramos nosotros mismos capaces de modelar los nuestros propios procesos de negocio?, al fin y al cabo somos nosotros quien mejor conoce la organización, quien mejor conoce como trabajamos y que objetivos tenemos. Solo tenemos que seleccionar a las personas responsables  de negocio involucradas en los procesos y formarlos en Modelado de procesos, lenguaje BPMN y en una herramienta de modelado.

Si la anterior aproximación ya genera reticencias, esta ni te cuento!. Formar a personas como el responsable de operaciones, gerentes comerciales, director financiero o responsable de Recursos Humanos en teoría de procesos, nuevas y sofisticadas herramientas o en un lenguaje tan complejo como BPMN con más de 100 símbolos… inviable!

Estamos en punto muerto. La aproximación del consultor no es óptima, mientras que la aproximación de “háztelo tu mismo” no es posible… ¿o quizás si?

¿Y si existiese un lenguaje de modelado de procesos suficientemente sencillo  como para que nosotros mismos seamos capaces de modelar nuestros procesos sin ayuda externa y sin apenas formación previa?

Ese lenguaje existe y se llama S-BPM

S-BPM es un lenguaje de Modelado de Procesos de Negocio especialmente orientado a que sean las personas de negocio y no un consultor, quien modele sus propios procesos. Para ello se basa en un Toolkit de tan solo 2 tipos de diagramas, 5 símbolos y descripciones en Lenguaje Natural.

Gusteau, en la película infantil Ratatouille decía “cualquiera puede cocinar”. Pues con S-BPM, “cualquiera puede modelar”. Quienes tengáis hijos pequeños… lo entenderéis.

Lenguaje S-BPM

El lenguaje de modelado S-BPM se basa en 2 reglas básicas:

  1. Cualquier proceso de negocio se puede modelar en base a un grupo de “sujetos” que realizan tareas y colaboran con otros sujetos a través de “mensajes”.
  2. Un sujeto cuando realiza sus actividades puede estar en tres estados: esperando un mensaje, realizando una tarea o enviando un mensaje.

Esto nos lleva a que para modelar cualquier proceso de negocio con S-BPM, necesitamos crear dos diagramas:

  1. Diagrama de Sujetos

 En este diagrama se identifican quienes son los participantes en el proceso de negocio (Administración, RRHH, Operaciones, Call Center, otros procesos, otros sistemas, dispositivos IoT…) y que mensajes se mandan entre ellos. Y todo en Lenguaje Natural.

Por lo tanto tenemos 2 símbolos básicos. Los sujetos y los mensajes.

Ej: proceso Alta Electrica nuevo cliente residencial

  1. Diagrama de Actividad

En este diagrama vamos a definir cuáles son las acciones que realiza cada uno de los sujetos dentro de su participación en el proceso, teniendo en cuenta que un sujeto puede estar esperando un mensaje (caja verde), realizando una tarea (caja amarilla) o mandando un mensaje (caja roja). Y todo ello descrito en Lenguaje Natural.

Ej: Diagrama de Actividad del sujeto Responsable Comercial

Bien, parece que este lenguaje de modelado es sufrientemente sencillo para que cada uno modele su parte, su participación en el proceso aprendiendo en un par de tardes 5 símbolos y un par de técnicas…

Pero ¿y si además pudiéramos trabajar todos en grupo alrededor de una mesa para hacer los modelos?

Metasonic GMBH, es un fabricante de software BPM bajo S-BPM que nos ofrece Metasonic® Touch (www.qualityobjects.com/soluciones/bpm), una mesa táctil con la que podemos trabajar modelando los procesos de forma sencilla y muy visual, lo que facilita la colaboración y los consensos.

 

Pero ¿y si además de modelar nuestros procesos pudiéramos implantarlos en nuestra organización de forma sencilla y barata?

No solo se puede, además se debe. Tener un conjunto de diagramas en papel en una estantería de la oficina no sirve para nada si esos procesos no se implantan en la organización, no se conocen, no se siguen…

Metasonic® Suite es un conjunto de herramientas que nos permiten “compilar” un modelo S-BPM y generar automáticamente una aplicación informática que desplegamos en los servidores de la organización o en cloud, y que le dicen a cada interviniente que tiene que hacer en cada momento, orquestando el trabajo de todos los participantes en el proceso, sean personas, otras aplicaciones o sistemas físicos.

Conclusiones

Modelar los procesos de una organización e implantarlos con un BPMS no tiene porque ser tan difícil ni tan caro. Basta con elegir las personas, lenguaje y herramientas adecuadas. Metasonic y S-BPM es una buena alternativa para ello.

 

 

 

Deja tus comentarios

Enviar un comentario como invitado

0

Gente en la conversación

  • Invitado - Angelico

    I will be returning to your blog for more soon. When I originally left a comment I seem to have clicked the tell me when new comments are added checkbox and from now on whenever a review is added I receive five emails with the same brief review and I will definitely share this on essay papers online